De rechtspersoonlijkheid (Rafaël gemeente de Rank) behoort tot de koepelorganisatie Rafaël Nederland en verwerkt persoonsgegevens met het oog op het gemeente-zijn. Het speerpunt van gemeente-zijn is het vormen van een gemeenschap door het omzien naar en betrokkenheid bij elkaar. De hoofdregel bij het gebruik van persoonsgegevens is: zorgvuldigheid en terughoudendheid. Omdat wij grote waarde hechten aan de invulling van deze begrippen is hiervoor beleid vastgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid treft u hieronder aan.

Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een identificeerbaar persoon. Daartoe behoren: uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres (mobiel-) telefoonnummer, bankrekeningnummer en het Burgerservicenummer, maar bijvoorbeeld ook foto’s waarop u herkenbaar bent afgebeeld.

Uw persoonsgegevens zijn opgenomen in zowel digitale als analoge administraties. Naast de ledenadministratie, bestaan nog enkele andere digitale dan wel analoge administraties. U moet daarbij o.a. denken aan de financiële administratie. Deze zijn alleen toegankelijk voor daartoe geëigende leden van de gemeente voor het uitoefenen van hun functie. Op al deze gegevens is de zorgvuldigheid en terughoudendheid van toepassing.

Beveiliging
Er zijn passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hierbij wordt de grootst mogelijke nauwkeurigheid nagestreefd en rekening gehouden met de stand van de techniek, de kosten van een effectieve uitvoering, de aard van de gegevens en de risico’s van de gegevensverwerking. Met de verwerker van de persoonsgegevens (o.a. het automatiseringsbedrijf) is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de voorschriften van de AVG. Voor analoge gegevens geldt dat deze door de verwerker middels een slot op een kast veilig wordt opgeborgen.

Toestemming
De toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens wordt schriftelijk of digitaal gegeven. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door degene die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor de minderjarige draagt.

Doel van de verwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij beschikbaar zijn gesteld, het gemeente-zijn in al zijn facetten, en niet aan derden ter beschikking gesteld. Dat betekent o.a. dat met behulp van deze gegevens administratie wordt gevoerd, (bijzondere) samenkomsten onder de aandacht worden gebracht, de onderlinge betrokkenheid bevorderd et cetera. Hiervan wordt alleen afgeweken als sprake is van een wettelijke verplichting.

Persoonsgegevens leiderschap
De persoonsgegevens van gemeenteleden die tot het leiderschap behoren, worden (alleen) op de website geplaatst wanneer dit nuttig/noodzakelijk is voor de uitoefening van de door hem of haar uitgeoefende functie. Zoveel mogelijk wordt gebruik gemaakt van e-mailadressen met de domeinnaam (avg@mailderank.nl).

Foto’s
Met foto’s wordt terughoudend omgegaan. Zij worden geplaatst op het beveiligde deel van de website. Bij plaatsing op het niet beveiligde deel wordt, als personen identificeerbaar zijn, vooraf toestemming gevraagd.

Opname samenkomsten
Audio
De tijdens de samenkomsten gehouden preken worden gepubliceerd op de website.

Video
Van de samenkomsten worden video-opnamen gemaakt en gepubliceerd. De gemeenteleden en bezoekers worden hiervan op de hoogte gesteld door middel van duidelijk zichtbare digitale presentatie die tot aan het moment van de aanvang van de samenkomst worden getoond.

Het kader van de opname is zodanig opgesteld dat alleen het podium zichtbaar is. Een ieder die op het podium in zichtbaar in beeld wordt gebracht, heeft hiervoor toestemming gegeven.

Gebedsverzoeken
Gebedsverzoeken die we ontvangen via www.ikhebgebednodig.nl en www.ineedprayer.eu worden digitaal binnen een maand verwijderd. De analoge gebedsverzoeken worden in een afgesloten kast bewaard (zie beveiliging) en een keer per jaar vernietigd.

Bezwaar
Wanneer u bezwaar hebt tegen een foto of video op de website waarop u zichtbaar bent, kunt u dat kenbaar maken door een e-mail te sturen aan de contactpersoon AVG. De betreffende foto wordt dan zo spoedig mogelijk, uiterlijk een maand na ontvangst van het verzoek, worden verwijderd of de persoon in kwestie zal digitaal onzichtbaar worden gemaakt op de betreffende foto.

Wijzigen en verwijderen
Het is altijd mogelijk om gegevens die fout zijn te wijzigen. Ook kunt u uw persoonsgegevens laten verwijderen. Hiervoor kunt u een e-mail sturen aan de contactpersoon AVG.

Activiteiten
Bij aanmelding voor een activiteit van de gemeente wordt gevraagd naar uw naam, uw emailadres en enkele aanvullende gegevens. Deze gegevens worden uitsluitend voor deze activiteit gebruikt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en in voorkomende gevallen door wetgeving verlangd wordt. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Website en cookies
Tijdens uw bezoek aan de website wordt, met behulp van cookies, een klein onzichtbaar tekstbestand dat naar uw internetbrowser wordt gestuurd, enige informatie verzameld over de hard- en software van uw computer. Het gaat daarbij om uw IP-adres, browsertype, domeinnaam en toegangstijd. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en blijven anoniem.

Datalek
Eventuele datalekken worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens volgens de beschreven procedure.

Klachten
Als zich een situatie voordoet die u wilt bespreken met of voorleggen aan de contactpersoon AVG, aarzel dan niet. Komt u er met hem/haar niet uit, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit orgaan bereikt u middels www..autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijziging van de privacyverklaring
De tekst van deze privacyverklaring kan op elk moment, zonder voorafgaande aankondiging, worden gewijzigd. De wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd.

Informatie en contactpersoon
Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij Jelle en Tjarda Smits, avg@mailderank.nl.